A céges ajándékozás etikettje: a legjobb gyakorlatok az ügyfeleknek küldött ajándékok terén
Az ügyfeleknek ajándékokat adni egy régóta fennálló hagyomány, amelynek célja a megbecsülés kifejezése és a kapcsolatok erősítése. Azonban a megfelelő ajándékok kiválasztása és a vállalati ajándékozási etikett betartása bonyolult feladat. Ha nem megfelelő ajándékot vagy üzenetet küld, akkor kockáztatja a nehezen megszerzett jó kapcsolatot, vagy akaratlanul is megsértheti az ügyfelet.
„It has been an honour and pleasure to work with you!”
A vállalati ajándékozás gondos megfontolást igényel, mivel a hanyagul megválasztott vagy túl általános ajándékok akár károsíthatják is a kapcsolatokat. Ha jól csinálják, az ajándékozás pozitív érzéseket kelt és erősíti a kapcsolatot az ügyfelekkel. Éppen ezért nagyon fontos, hogy gondosan válasszuk ki azokat az ajándékokat, amelyek az ügyfelek egyedi preferenciáinak megfelelnek.
Ez a cikk a vállalati ügyfeleknek szánt ajándékok megfelelő kiválasztásának legjobb gyakorlatait mutatja be. Tippeket tartalmaz a hibák elkerüléséhez, a megfelelő időzítéssel és átadással kapcsolatos legfontosabb szempontokat, valamint azt, hogyan válasszuk ki a legjobb köszönőajándékokat ügyfeleinknek. A vállalati ajándékozási illemtan irányelveinek betartása segít abban, hogy gondosságunk egyértelműen átjöjjön. A legfontosabb, hogy olyan, számára is értékes ajándékokat válasszunk, amelyeket ügyfeleink őszintén értékelni fognak.
Íme néhány bevált gyakorlat az ügyfeleknek szánt ajándékok küldéséhez:
Ismerje meg az üzleti partnerét, ügyfelét!
Bármely sikeres ajándék alapja az, hogy időt szánjon arra, hogy aktívan megismerje ügyfelei preferenciáit és érdeklődési körét. Az általános ajándékok kevés erőfeszítést igényelnek, és nem veszik figyelembe a címzett egyéniségét. A átgondolt vállalati ajándékokhoz mindig egy kis ‘kutatásra’ van szükség.
Kövesse nyomon az ügyfelek által említett személyes részleteket, hogy idővel jobban megismerje őket. Jegyezze fel a szóba hozott hobbit, a családtagok nevét, a kedvenc sportcsapatokat, az alma matereket, a kulturális szokásokat vagy bármely más releváns apróságot. Az ajándék kiválasztása előtt nézze át újra a beszélgetéseket és a levelezést.
Finoman kikérdezheti őket is. Az ügyfelek jobb megértését célzó, éleslátó kérdésekkel hasznos ötleteket szerezhet. Ne csak a közvetlen válaszokban keressen nyomokat, hanem a sorok között is.
A minőséget helyezze előtérbe a mennyiséggel szemben
Inkább adjon értelmes, magasabb minőségű ajándékot, mint sok apró csecsebecsét. A minőségi választások azt tükrözik, hogy Ön felismerte az ügyfél igényes ízlését. Az általános, tömeggyártott tárgyak inkább alacsony erőfeszítésről adnak tanúbizonyságot, és nem az őszinte elismerést tükrözik.
Fontos ügyfelek esetében fontolja meg a szokásos ajándékok luxus változataira való áttérést, ha ez helyénvaló. Például ahelyett, hogy egy tipikus ajándékkosarat adna, készítsen egy pazar válogatást, amelyben ínyenc csokoládék, gyümölcsök és borok találhatók. Cserélje le az asztali kiegészítőket átlagos minőségűről kiváló minőségű bőrre vagy kristályra.
Nem kell anyagilag beleroppanni ahhoz, hogy ügyfelei különlegesnek érezzék magukat. Még a kisebb minőségi apróságok is sokat számítanak, például a személyre szabott gravírozás üvegárukon vagy írószereken. Gondoskodjon szebb csomagolásról is, például szalaggal, selyempapírral vagy prémium csomagolóanyaggal.
Amikor ajándékot választ, nézze kicsit az ügyfél szemével is. Mérje fel, milyen örömöt és izgatottságot érezne az ügyfél, ha megkapná. Inkább olyan ajándékokat válasszon, amelyek hálát ébresztenek, mint olyanokat, amelyek csak alapvető elismerést jelentenek, hogy motiválja a későbbi ajánlásokat és a hűséget.
Kerülje a kliséket és a túl általános ajándékokat
Kerülje a túlzottan elcsépelt vagy túl általános ajándékokat. Az olyan tárgyak, mint a gyümölcskosarak, egy üveg bor, asztali kiegészítők vagy egy doboz csoki már klisévé váltak. Bár ezek klasszikus gesztusok, a legtöbb ügyfél rendszeresen kap ilyen ajándékokat a beszállítóktól és partnerektől.
Az általános ajándékok azt sugallják, hogy csak annyira fordított figyelmet a kreatív gondolkodásra, hogy valami általánosan megfelelőt válasszon, ahelyett, hogy egyedileg szabottat választott volna. Még a személyre szabás, például a monogramozás sem segít abban, hogy ezek a sablon ajándékok különlegesnek tűnjenek.
Inkább legyen kreatív, és válasszon váratlan ajándékokat. Keressen olyan niche termékeket, amelyek kapcsolódnak az ügyfelek hobbijaihoz, kedvenc finomságaihoz vagy életében elért mérföldköveihez, amire méltán büszke. Világosan fejezze ki a kapcsolatot a címzett felé, hogy még az egyszerű ajándékok is különlegesebbé váljanak.
Ha élelmiszert választ, akkor azokat is kreatívan tálalja. Ne csak a szokásos bőségkosarat válassza, hanem egyedi, kézműves alapanyagokat tartalmazó ajándékládát, amiből kedvenc koktéljukat vagy desszertjüket készíthetik. Csomagoljon össze helyi beszállítóktól származó új termékekből álló mintacsomagot, a gyári csomagok helyett.
A vállalkozások számára az olyan mérföldkövek, mint az előléptetések vagy a nyugdíjazások, szintén másfajta ünneplést igényelnek. A gravírozott ajándékok hagyományosak, de már kissé elcsépeltek. Inkább emlékezetes élményekkel ünnepelje a különleges pillanatokat – pl. egy hőlégballonos utazással, színházjegyekkel, egy exkluzív klubban való golfozással, vagy mondjuk egy olyan remek multifunkciós ajándék vásárlásával, amely a hátralévő életében végigkíséri majd a remek pillanatokat, pl. egy csodás Kooduu italtartós lámpával.
Gondolja át a megfelelő időzítést a hatás maximalizálása érdekében
Az időzítés nagyon fontos ahhoz, hogy a gesztus egyedinek, és ne várhatónak tűnjön. Ugyanaz az ajándék, amelyet meglepetésként adnak át nagy mérföldkövek vagy üzletkötések között, több jóindulatot közvetít, mint az évente várható ünnepi ajándékok.
Küldjön inkább időszakos köszönőajándékokat, amikor az ügyfelek a legkevésbé számítanak rájuk.
A kevésbé ünnepi időszakokban érkező váratlan ajándékok emlékeztetik őket arra, hogy Ön üzleti forgalomtól függetlenül hálás marad. A mérföldköveket, például előléptetéseket vagy nyugdíjazásokat ünneplő ajándékok, bármi is történjen, többet jelentenek, mint az éves gesztusok.
Természetesen az ünnepek vagy a szerződéskötésekhez hasonló jelentős pillanatok figyelembevétele is továbbra is fontos. Használja a naptári emlékeztetőket, hogy rendszeresen figyelemmel kísérhesse a fontos ügyfelek ajándékainak időzítését. Keressen olyan lehetőségeket, ahol egyedüli ajándékot küldő szolgáltatóként fokozhatja a figyelmességét.
A „csak úgy” ajándékok segítik a kapcsolatok ápolását még a kevésbé terhelt időszakokban is. Fontolja meg, hogy küldjön egy kis, váratlan meglepetést a kapcsolat fenntartása érdekében. Helyezzen el egy ügyfél kedvenc csokiját vagy magazinját az irodájában, hogy ott várja, amikor valamikor megérkezik, vagy küldjön a kolléganőknek egy jó kávét, mikor stresszesebb időszak van az irodában. Nincs szükség különleges alkalomra – egy kellemes meglepetés ajándék megerősíti, hogy továbbra is törődik velük, függetlenül az üzleti forgalomtól.
Gondoljon a szezonális és kulturális tényezőkre
Az üzleti ügyfeleknek szánt ajándékoknál érdemes figyelembe venni a címzettek szezonális és kulturális preferenciáit is. A legmegfelelőbb, átgondolt ajándék kiválasztásánál fontos szerepet játszanak bizonyos tényezők, mint például az ünnepek, étkezési szokások, ízlés és hagyományok.
A különböző ünnepek alkalmával az ajándékkosarakat pl. igazítsa az ajándékot kapók által ünnepelt ünnepi témákhoz. A téli ünnepekre szezonális motívumokat és finomságokat építsen be az ajándékba adott ételekbe vagy apróságokba. Figyeljen az ügyfelek által megünnepelt fontosabb kulturális eseményekre is, amelyek további lehetőségeket kínálnak.
Az étkezési korlátozásoknak is szerepet kell játszaniuk az ételek és italok kiválasztásában. Próbálja meg közvetlenül megkérdezni az ügyfeleket a preferenciáikról, például vegetáriánus, vagy vegán-e, esetleg gluténmentes étrendet követ, vagy egyszerűen a hagyományos magyarosat részesíti előnyben.
Ellenőrizze, hogy az alkoholos italok vagy a sertéshúsból készült termékek összhangban vannak-e a vallási szokásokkal. Kerülje el a feltételezéseket, amelyek potenciálisan érzékeny területre vezethetnek. Ha bizonytalan, válasszon inkább olyan ajándékot, amelyek semlegesek és tiszteletben tartják mindenki háttérkultúráját.
A megfelelő ajándék, amelyet őszintén, de tudatlanságból adnak, még mindig árthat, ezért gondosan mérlegelje a dolgot. Egy kis előrelátás a kultúra és az évszak tekintetében segít abban, hogy az ajándékozás minden ügyfélkapcsolatot pozitív irányba mozdítson el.
Használjon kézzel írt jegyzeteket és személyre szabott üzeneteket
A vállalati ajándékhoz csatolt kézzel írt kártya vagy jegyzet jelentősen növeli annak értékét.
Ugyanis az, hogy személyes idejéből szánt erre, mélységes elismerést fejez ki az ügyfelek iránt. Az üzeneteket igazítsa a legutóbbi interakciókhoz vagy a kizárólag számukra kiválasztott ajándékhoz.
Még az egyszerű, kézzel írt „Jó szórakozást!” üzenetek is megkülönböztetik a céges ajándékokat a sablonos, nyomtatott kísérőktől. Ha a kézírás nem az erőssége, kérje meg csapattagjait, hogy segítsenek a különleges üzenetek megírásában. Az őszinteség egyértelműen átjön.
A kézzel írt jegyzetek pótolhatatlan emberi hangot adnak a céges ajándékoknak. Egy értelmes ajándékkal párosítva olyan érzést keltenek az ügyfelekben, amelyet nem tudnak nem értékelni.
Legyen tisztában a pénzügyi küszöbértékekkel
A céges ajándékozási etikett egyik legfontosabb területe a megfelelő pénzügyi korlátok tiszteletben tartása.
Ismerje meg az iparágában és az egyes ügyfeleknél érvényes személyenkénti maximális küszöbértékeket. Próbálja meg megbeszélni a küszöbértékeket a vállalatának legfontosabb döntéshozóival is, hogy szabványokat állapítsanak meg.
Általános szabályként nagyobb forgalmat bonyolító cégeknél kb. 15000-30000 Ft-ot szánjon az egyes ajándékokra hálájának kifejezésére. Az egész csapatot vagy osztályt irányító, kollégáik nevében ajándékokat átvevő személyek számára kissé emelje a skálát 30–450000 Ft-ra.
Törekedjen arra, hogy pénzügyi elismerését úgy fejezze ki, hogy az ne tűnjön pazarlónak vagy sima tranzakciónak. Legyen felkészülve arra, hogy szükség esetén érzékenyen tisztázza, hogy a kedvezményekért vagy a kedvezményes bánásmódért cserébe nem vár viszonzást és nem megvesztegetni akarja az ajándékozottat egy sor extravagáns tárggyal. Tegye egyértelművé, hogy Önt az ügyfélellátás motiválja, és nem a viszonosság elvárása. Magyarázza el, hogy gesztusa mögött a jó szolgáltatás áll, nem pedig megvesztegetés.
A vállalati ajándékozás hatalmas lehetőséget kínál arra, hogy a legfontosabb ügyfélkapcsolatokat tranzakciós jellegűekből lojalitás és rokonszenv által meghatározott, intenzív emberi kapcsolatokká alakítsa át. A gondosan kiválasztott, felejthetetlen ajándékok kitörölhetetlenül pozitív benyomást keltenek, mert kifejezik, mennyire nagyra értékeli partnereit.
Forduljon szakértőkhöz, hogy megismerje, hogyan növelheti hatását. Azok a hűséges üzleti partnerségek, amelyeket hosszú távon szeretne kiépíteni, rendkívül átgondolt ajándékokat érdemelnek, amelyeket folyamatosan, hosszú távon kell átgondolni.
